How do I… get my SME General Data Protection Regulation (GDPR) ready

EU certified GDPR practitioner and IT specialist Andrew Stellakis of Q2Q IT.

How do I… get ready for the General Data Protection Regulation (GDPR)

With just 6 months to go, time is running out for SMEs to prepare for the GDPR. Preparing to take the right steps to get processes in order now is key to achieving compliance, explains EU certified GDPR practitioner and IT specialist Andrew Stellakis.

The closer we get to the General Data Protection Regulation (GDPR), awareness of what it involves and how to achieve compliance doesn’t seem to be improving – especially amongst SMEs.

A recent study actually revealed that less than one in ten small and medium-sized business owners fully understands the GDPR, or has taken the appropriate steps to prepare themselves for it.

So, what does it actually entail?

Quite simply, the GDPR is a new set of laws that come into force on 25 May 2018 to replace the existing Data Protection Directive. It will provide rules on how individuals’ information can be obtained, used, and stored by an organisation.

When it comes to the actual use of data subjects’ information, the new regulations can be broken down into six key data processing principles.

These dictate that data must be:

1. Processed lawfully, fairly and transparently
2. Collected for a specific purpose
3. Limited to only relevant processing
4. Accurate and kept up to date
5. Retained for no longer than necessary
6. Protected with adequate security measures.

Of course, knowing where processes should be is all well and good, but it’s likely that most organisations will have a way to go before getting there. And although there is no one-step solution to achieving GDPR compliance, these five key steps will certainly help:

Carry out an audit 

Current procedures should be compared to the GDPR framework and a Data Protection Officer assigned (if needed) to take responsibility for the transition.

Start a data register

This will keep track of all personal data that is processed, acting as an official audit trail should an organisation need to evidence compliance attempts to the Information Commissioners Office (ICO), in the event of an early breach.

Classify data 

A record should be kept of where any Personal Identifiable Information (PII) is stored, who can access it and how it’s being processed. This refers to any data that could be used to identify someone either directly or indirectly and includes name, email address and phone number, to mention just a few. This classification should help businesses work out which data requires the highest levels of protection and enable them to implement security mechanisms accordingly.

Assess and prioritise 

The first priority of the GDPR is the data subject’s privacy, so processing only a minimal amount of essential data is crucial. Organisations should run a Data Protection Impact Assessment (DPIA) to review all existing procedures and ensure that facilities are in place to fulfil a Data Subject Access Request (DSAR) or erase data on demand.

Remedy and repeat 

Where any gaps or areas of risk are identified, necessary steps must be taken to remedy them. Compliance is a continual effort, so maintaining this careful monitoring going forwards is crucial.

Ultimately, adherence to the GDPR will not only enhance protection from some unsavoury penalties, it will also help to streamline processes, make data collection more transparent, and invoke greater trust from customers and contacts.

So, it might seem like SMEs have a long way to go to achieve compliance, but it’s certainly a worthwhile journey.

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Il lettore si impegna a non assumere atteggiamenti violenti o ad aggredire verbalmente gli altri lettori, astenendosi dall'utilizzo di termini calunniosi, e a non interrompere intenzionalmente le discussioni con messaggi ripetitivi, con messaggi privi di significato o con azioni finalizzate alla vendita di prodotti o servizi.
Il lettore si impegna ad utilizzare un linguaggio rispettoso, tenendo conto che la comunità cresce solo se i suoi membri si sentono ben accetti e rispettati. Il lettore si impegna a non utilizzare termini violenti o che discriminino sulla base della razza, religione, genere, inclinazioni sessuali, disabilità fisiche o mentali e altro. L'uso di linguaggio violento sarà motivo per la sospensione immediata e per l'espulsione definita a tutti o a parte dei servizi del sito.

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a.non utilizzare il sito o il materiale in esso inserito per perseguire scopi illegali
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Il mancato rispetto di queste regole comporta la violazione di queste condizioni generali di utilizzo e può determinare l'immediato annullamento dell'account del soggetto autore della violazione. In caso di effettivo o potenziale utilizzo non autorizzato del proprio account, il lettore è invitato a segnalarlo, fornendo ogni dettagliata notizia in merito alla violazione, e dando comunicazione di perdita, sottrazione non autorizzata, furto, della propria password e delle proprie informazioni personali. Il lettore è consapevole che deve avere compiuto i 18 anni di età per iscriversi al servizio, anche se persone di ogni età possono accedere allo stesso. I minori di anni 18 devono essere assistiti ed autorizzati dagli esercenti la potestà di genitore. Il lettore è pienamente responsabile per ogni azione intrapresa attraverso il suo account, sia direttamente sia attraverso terzi da lui autorizzati. Ogni utilizzo abusivo, fraudolento o in ogni caso illegale è causa dell'immediato annullamento dell'account, ad insindacabile giudizio dell'editore o del gestore del sito, fermo restando l'esercizio di ogni azione legale da parte degli aventi diritto.
Con l'accettazione della presente il lettore dichiara la veridicità di tutte le dichiarazioni rese in fase d'iscrizione al sito.
La informiamo, inoltre, che ogni interessato può esercitare i diritti di cui all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003: In relazione al trattamento di dati personali:

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Per esercitare i diritti previsti all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e sopra riassunti l'utente dovrà rivolgere richiesta scritta indirizzata a


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Il lettore si impegna a non assumere atteggiamenti violenti o ad aggredire verbalmente gli altri lettori, astenendosi dall'utilizzo di termini calunniosi, e a non interrompere intenzionalmente le discussioni con messaggi ripetitivi, con messaggi privi di significato o con azioni finalizzate alla vendita di prodotti o servizi.
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