How do I… address difficult workplace issues?

How do I… address difficult workplace issues?

Tammy Banks is CEO of Yorkshire-based charity re:shape, which works to prevent sexual harm: the charity’s mission statement is ‘No more victims’. Re:shape’s newly-launched its Sexual Misconduct & Harassment Response Service provides support and education to help businesses respond appropriately and ethically to the complex issue of sexual misconduct in the workplace.

Allegations of sexual misconduct in the workplace affect organisations of all sizes and types. Every misconduct case is unique and must be handled sensitively to protect both rights and reputations - understandably, many organisations are unsure how to approach the subject, leading to inadequate or defensive responses when the issue arises.

Here’s our advice for approaching this most sensitive of workplace issues in a landscape where more people than ever are speaking out about their experiences.

Accept that no business is immune

Business owners find themselves dealing with all kinds of issues they never expect to encounter. But handling any workplace issue by passing it off as a one-off occurrence puts you on the back foot and will leave you vulnerable to managing the situation badly.

Like any workplace misconduct issue, it’s about understanding and navigating your risk – in this case a historic, current or future allegation of sexual misconduct – and just acknowledging that it’s a possibility is the first step towards being able to protect your staff and your business. Re:shape’s Response Service is designed to help business leaders navigate their risk and responsibility, both as an employer and an employee, to create a positive and safe working environment.

Learn how to have difficult conversations, and how to listen

Talking to your colleagues about harassment and misconduct, even in a non-disciplinary setting, is no fun for anyone involved: misconduct is always an emotive topic, and it can be hard to maintain an impartial or professional tone when talking to the people at either end of the claim.

That said, these awkward conversations are a test of your mettle as a boss. Sensitive and fair handling reflects well on you as a responsible employer, and more widely on the business by demonstrating its commitment to staff safety.

If a member of your team comes to you to have a difficult conversation, listen carefully and give them your full attention. Stay neutral but supportive: no one should ever feel they are creating a problem by reporting or be made to feel ashamed for making a disclosure. Take notes if necessary, recording the dates and times of any alleged incidences of misconduct, and ascertain the outcome that the reporting individual would like from the situation. At the end of the conversation, be sure to discuss and agree what the next steps will be, keeping the person informed throughout the process.

Put solid protocol in place

Are you doing everything as an employer to protect your staff and your organisation? If not, it’s time to look at what’s missing.

Sexual misconduct can be the elephant in the room in business – but, as with any kind of professional misconduct, it’s a business issue that’s much easier to talk about and deal with if you have proper structures in place for processing any disclosures.

If your firm has an HR department, speak to them about ensuring that you have a robust and up-to-date policy in place for dealing with misconduct (of all kinds) and escalating complaints. Not every incidence should necessarily end in dismissal, but it should be clear to everyone that the business takes a zero-tolerance approach to misconduct and will sanction appropriately or pass details on to the appropriate authorities.

Work on company culture

The importance of creating a positive, respectful dynamic among colleagues can’t be overstated: establishing good company culture is a fundamental way of reducing the likelihood of misconduct incidents occurring.

There are all kinds of ways to improve employee culture without resorting to stick-and-carrot methods. Gently call out inappropriate language if you hear it used, instead of laughing or nodding along. Understand that a culture of respect and accountability comes down to the seemingly little things: people can be made to feel uncomfortable or unsafe by a workplace dynamic that’s focused on sexual banter and off-colour jokes.

And, no, ‘it’s just a joke’ won’t cut it: belittling the concerns of your staff doesn’t reflect well on how you’ve handled the situation. Step up to the task of being a role model within your business, and make it clear that your colleagues hold that responsibility, too.

Seek external advice and support if necessary

As with any management issue, it’s best to seek advice and support if you’re unsure of the best way to manage a sexual misconduct allegation. Besides the distress caused to victims, a badly-handled misconduct case can damage a business and impact employees: loss of talent, negative media attention and reputational damage are all consequences that can be avoided.

Be mindful that preparing for the unexpected is better than shutting the stable door too late: you don’t have to wait for a misconduct case to occur to demonstrate that your business takes the issue seriously. Consider enlisting external support to help you avoid even getting to this point: at re:shape, we work with businesses to assess their risk, responsibilities and responses to historic, ongoing, or future allegations, so they can protect their employees, stakeholders, service users and customers from the risk of sexual harassment.

 

For more information about re:shape’s services and how to become a member, visit https://re-shape.org.uk/business.

×

Subscribe

Our BQ Bulletin emails will land in your inbox at 7.30am, Monday to Friday, with a mix of the latest local business news, national news, and features to inspire you. Sign up here!

User registration

Gentile Utente,
ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs. 196/2003 recante disposizioni a tutela delle persone e degli altri soggetti trattamento dei dati personali, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei comunicati al momento della registrazione sul Sito e della compilazione dell'ordine saranno utilizzati da al fine di svolgere le operazioni da Lei richieste. I dati da Lei comunicati saranno infatti inseriti in un archivio anagrafico clienti al momento della prima registrazione sul Sito, con digitazione di un codice identificativo ed una password che dovrà essere da Lei conservata ed utilizzata per le successive operazioni

I dati forniti saranno trattati direttamente da per le seguenti finalità:
- per l'elaborazione e trasmissione delle comunicazioni previste dalle condizioni del contratto;
- per l'invio di fatture commerciali

In merito alle modalità di trattamento, si precisa che gli indicati trattamenti potranno essere eseguiti soltanto dai responsabili e dagli incaricati autorizzati da usando supporti cartacei o informatici e/o telematici. In ogni caso il trattamento avverrà con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità con la disciplina vigente. I dati conferiti non saranno oggetto di diffusione a terzi, salvo per la gestione stessa dei dati da parte di soggetti specializzati ed incaricati da .
In ottemperanza alla suddetta Normativa, di seguito riepiloghiamo le metodologie applicate per il trattamento dei dati da parte della nostra Società che implicano raccolta, conservazione ed elaborazione dei dati in nostro possesso e gli scopi che perseguiamo con ciascuna di esse:
Marketing e Strategie Commerciali: elaborazione dei dati da Lei forniti e di quelli desunti dalle Sue navigazioni in rete allo scopo di definire delle statistiche inerenti gli interessi da Lei manifestati nei confronti dei Prodotti e Servizi offerti da per finalità di marketing e/o attività promozionali in genere;
Gestione amministrativa: raccolta, conservazione ed elaborazione dei dati per scopi amministrativo - contabili, compresa l'eventuale trasmissione per posta elettronica di informative e/o fatture commerciali;
In particolare, per quanto concerne, le modalità del trattamento dei dati, gradiamo comunicare che tutti i dati sono conservati in un apposito archivio tenuto sotto costante controllo e continuo aggiornamento da parte di personale adeguatamente formato. Inoltre è stata redatta una procedura operativa interna (Documento Programmatico Sulla Sicurezza - DPSS). In tale documento viene definito più nel dettaglio il metodo utilizzato per l'applicazione di adeguate misure di sicurezza per la protezione e la riservatezza dei dati. Per completezza, desideriamo infornarla che il conferimento dei dati personali è necessario nella misura in cui essi sono utilizzati per l'esecuzione da parte della nostra Società di obblighi contrattuali e/o di legge.
Dati di navigazione Il sito web raccoglie informazioni tecniche relative all'hardware e al software utilizzati dai visitatori, autonomamente attraverso l'ausilio di strumenti per l'analisi dei file di collegamento. Tali informazioni riguardano:

- indirizzo IP
- tipo di browser
- Internet service provider
- sistema operativo
- nome di dominio e indirizzi di siti Web dai quali ha effettuato l'accesso o l'uscita (referring/exit pages)
- informazioni sulle pagine visitate dai lettori all'interno del sito
- orario d'accesso
- permanenza sulla singola pagina
- analisi di percorso interno (clickstream)
- risoluzione video
- tipo di connessione
- nazione da cui l'utente si collega
- presenza di plugin java installati

Tali informazioni non forniscono dati personali del lettore, ma solo dati di carattere tecnico/informatico che sono raccolti ed utilizzati in maniera aggregata ed anonima al solo scopo di migliorare la qualità del servizio e fornire statistiche concernenti l'uso del sito, suddetti dati vengono cancellati subito dopo l'elaborazione.
Registrazione
Nell'ambito del processo di registrazione, il lettore è tenuto a scegliere una propria user ID ed una password. Inoltre il lettore è tenuto a fornire specifiche informazioni che dovranno essere corrette ed aggiornate. Il lettore non può scegliere la user ID di un'altra persona con l'intento di utilizzarne l'identità. Inoltre non può utilizzare la user ID di un'altra persona senza la sua espressa autorizzazione. E' inoltre vietato l'uso di user ID che l'editore, discrezionalmente, riterrà lesivi di diritti di terzi, o comunque offensivi o scurrili. La password scelta dai lettori al momento della registrazione ai servizi e inserita nel relativo modulo o form di registrazione è personale e non può essere ceduta. I lettori sono tenuti a custodire con la massima diligenza e a mantenere riservata la password al fine di prevenire l'utilizzo del servizio da parte di terzi non autorizzati. Essi saranno pertanto responsabili di qualsiasi utilizzo, compiuto da terzi autorizzati o non autorizzati, dei suddetti identificativi nonchè di qualsiasi danno arrecato al titolare del blog, all'editore e/o a terzi, in dipendenza della mancata osservanza di quanto sopra.
Il lettore non può inviare, distribuire o in ogni modo pubblicare negli spazi abilitati a tale scopo contenuti che presentino rilievi di carattere diffamatorio, calunniatorio, osceno, pornografico, abusivo, o a qualsiasi titolo illegale.
Il lettore si impegna a non assumere atteggiamenti violenti o ad aggredire verbalmente gli altri lettori, astenendosi dall'utilizzo di termini calunniosi, e a non interrompere intenzionalmente le discussioni con messaggi ripetitivi, con messaggi privi di significato o con azioni finalizzate alla vendita di prodotti o servizi.
Il lettore si impegna ad utilizzare un linguaggio rispettoso, tenendo conto che la comunità cresce solo se i suoi membri si sentono ben accetti e rispettati. Il lettore si impegna a non utilizzare termini violenti o che discriminino sulla base della razza, religione, genere, inclinazioni sessuali, disabilità fisiche o mentali e altro. L'uso di linguaggio violento sarà motivo per la sospensione immediata e per l'espulsione definita a tutti o a parte dei servizi del sito.

Accedendo al sito e ai relativi servizi, il lettore si obbliga a:
a.non utilizzare il sito o il materiale in esso inserito per perseguire scopi illegali
b.non utilizzare il sito in modo da interrompere, danneggiare o rendere meno efficiente una parte o la totalità di esso o in modo da danneggiare in qualche modo l'efficacia o la funzionalità del sito;
c.non utilizzare il sito per la trasmissione o il collocamento di virus o qualsiasi altro materiale che in qualche modo possa creare pregiudizio in ogni sua forma;
d.non utilizzare il sito in modo da costituire una violazione di persone o ditte (compresi, ma ad essi non limitati, i diritti di copyright o riservatezza).
e.non utilizzare il sito per trasmettere materiale a scopo pubblicitario e/o promozionale senza il permesso scritto dell'editore.

Il mancato rispetto di queste regole comporta la violazione di queste condizioni generali di utilizzo e può determinare l'immediato annullamento dell'account del soggetto autore della violazione. In caso di effettivo o potenziale utilizzo non autorizzato del proprio account, il lettore è invitato a segnalarlo, fornendo ogni dettagliata notizia in merito alla violazione, e dando comunicazione di perdita, sottrazione non autorizzata, furto, della propria password e delle proprie informazioni personali. Il lettore è consapevole che deve avere compiuto i 18 anni di età per iscriversi al servizio, anche se persone di ogni età possono accedere allo stesso. I minori di anni 18 devono essere assistiti ed autorizzati dagli esercenti la potestà di genitore. Il lettore è pienamente responsabile per ogni azione intrapresa attraverso il suo account, sia direttamente sia attraverso terzi da lui autorizzati. Ogni utilizzo abusivo, fraudolento o in ogni caso illegale è causa dell'immediato annullamento dell'account, ad insindacabile giudizio dell'editore o del gestore del sito, fermo restando l'esercizio di ogni azione legale da parte degli aventi diritto.
Con l'accettazione della presente il lettore dichiara la veridicità di tutte le dichiarazioni rese in fase d'iscrizione al sito.
La informiamo, inoltre, che ogni interessato può esercitare i diritti di cui all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003: In relazione al trattamento di dati personali:

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Per esercitare i diritti previsti all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e sopra riassunti l'utente dovrà rivolgere richiesta scritta indirizzata a


Rimozione
Se non desiderate essere contattati in futuro, potete chiederlo collegandoVi o inviando una mail all'indirizzo inff@mail indicando l'indirizzo e-mail (o tutti gli indirizzi facenti capo ad un dominio, nella vostra disponibilità) e/o fax di cui volete l'esclusione.

Titolare del trattamento dei dati è - per l'elaborazione e trasmissione delle comunicazioni previste dalle condizioni del contratto;
- per l'invio di fatture commerciali

In merito alle modalità di trattamento, si precisa che gli indicati trattamenti potranno essere eseguiti soltanto dai responsabili e dagli incaricati autorizzati da usando supporti cartacei o informatici e/o telematici. In ogni caso il trattamento avverrà con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità con la disciplina vigente. I dati conferiti non saranno oggetto di diffusione a terzi, salvo per la gestione stessa dei dati da parte di soggetti specializzati ed incaricati da .
In ottemperanza alla suddetta Normativa, di seguito riepiloghiamo le metodologie applicate per il trattamento dei dati da parte della nostra Società che implicano raccolta, conservazione ed elaborazione dei dati in nostro possesso e gli scopi che perseguiamo con ciascuna di esse:
Marketing e Strategie Commerciali: elaborazione dei dati da Lei forniti e di quelli desunti dalle Sue navigazioni in rete allo scopo di definire delle statistiche inerenti gli interessi da Lei manifestati nei confronti dei Prodotti e Servizi offerti da per finalità di marketing e/o attività promozionali in genere;
Gestione amministrativa: raccolta, conservazione ed elaborazione dei dati per scopi amministrativo - contabili, compresa l'eventuale trasmissione per posta elettronica di informative e/o fatture commerciali;
In particolare, per quanto concerne, le modalità del trattamento dei dati, gradiamo comunicare che tutti i dati sono conservati in un apposito archivio tenuto sotto costante controllo e continuo aggiornamento da parte di personale adeguatamente formato. Inoltre è stata redatta una procedura operativa interna (Documento Programmatico Sulla Sicurezza - DPSS). In tale documento viene definito più nel dettaglio il metodo utilizzato per l'applicazione di adeguate misure di sicurezza per la protezione e la riservatezza dei dati. Per completezza, desideriamo infornarla che il conferimento dei dati personali è necessario nella misura in cui essi sono utilizzati per l'esecuzione da parte della nostra Società di obblighi contrattuali e/o di legge.
Dati di navigazione Il sito web raccoglie informazioni tecniche relative all'hardware e al software utilizzati dai visitatori, autonomamente attraverso l'ausilio di strumenti per l'analisi dei file di collegamento. Tali informazioni riguardano:

- indirizzo IP
- tipo di browser
- Internet service provider
- sistema operativo
- nome di dominio e indirizzi di siti Web dai quali ha effettuato l'accesso o l'uscita (referring/exit pages)
- informazioni sulle pagine visitate dai lettori all'interno del sito
- orario d'accesso
- permanenza sulla singola pagina
- analisi di percorso interno (clickstream)
- risoluzione video
- tipo di connessione
- nazione da cui l'utente si collega
- presenza di plugin java installati

Tali informazioni non forniscono dati personali del lettore, ma solo dati di carattere tecnico/informatico che sono raccolti ed utilizzati in maniera aggregata ed anonima al solo scopo di migliorare la qualità del servizio e fornire statistiche concernenti l'uso del sito, suddetti dati vengono cancellati subito dopo l'elaborazione.
Registrazione
Nell'ambito del processo di registrazione, il lettore è tenuto a scegliere una propria user ID ed una password. Inoltre il lettore è tenuto a fornire specifiche informazioni che dovranno essere corrette ed aggiornate. Il lettore non può scegliere la user ID di un'altra persona con l'intento di utilizzarne l'identità. Inoltre non può utilizzare la user ID di un'altra persona senza la sua espressa autorizzazione. E' inoltre vietato l'uso di user ID che l'editore, discrezionalmente, riterrà lesivi di diritti di terzi, o comunque offensivi o scurrili. La password scelta dai lettori al momento della registrazione ai servizi e inserita nel relativo modulo o form di registrazione è personale e non può essere ceduta. I lettori sono tenuti a custodire con la massima diligenza e a mantenere riservata la password al fine di prevenire l'utilizzo del servizio da parte di terzi non autorizzati. Essi saranno pertanto responsabili di qualsiasi utilizzo, compiuto da terzi autorizzati o non autorizzati, dei suddetti identificativi nonchè di qualsiasi danno arrecato al titolare del blog, all'editore e/o a terzi, in dipendenza della mancata osservanza di quanto sopra.
Il lettore non può inviare, distribuire o in ogni modo pubblicare negli spazi abilitati a tale scopo contenuti che presentino rilievi di carattere diffamatorio, calunniatorio, osceno, pornografico, abusivo, o a qualsiasi titolo illegale.
Il lettore si impegna a non assumere atteggiamenti violenti o ad aggredire verbalmente gli altri lettori, astenendosi dall'utilizzo di termini calunniosi, e a non interrompere intenzionalmente le discussioni con messaggi ripetitivi, con messaggi privi di significato o con azioni finalizzate alla vendita di prodotti o servizi.
Il lettore si impegna ad utilizzare un linguaggio rispettoso, tenendo conto che la comunità cresce solo se i suoi membri si sentono ben accetti e rispettati. Il lettore si impegna a non utilizzare termini violenti o che discriminino sulla base della razza, religione, genere, inclinazioni sessuali, disabilità fisiche o mentali e altro. L'uso di linguaggio violento sarà motivo per la sospensione immediata e per l'espulsione definita a tutti o a parte dei servizi del sito.

Accedendo al sito e ai relativi servizi, il lettore si obbliga a:
a.non utilizzare il sito o il materiale in esso inserito per perseguire scopi illegali
b.non utilizzare il sito in modo da interrompere, danneggiare o rendere meno efficiente una parte o la totalità di esso o in modo da danneggiare in qualche modo l'efficacia o la funzionalità del sito;
c.non utilizzare il sito per la trasmissione o il collocamento di virus o qualsiasi altro materiale che in qualche modo possa creare pregiudizio in ogni sua forma;
d.non utilizzare il sito in modo da costituire una violazione di persone o ditte (compresi, ma ad essi non limitati, i diritti di copyright o riservatezza).
e.non utilizzare il sito per trasmettere materiale a scopo pubblicitario e/o promozionale senza il permesso scritto dell'editore.

Il mancato rispetto di queste regole comporta la violazione di queste condizioni generali di utilizzo e può determinare l'immediato annullamento dell'account del soggetto autore della violazione. In caso di effettivo o potenziale utilizzo non autorizzato del proprio account, il lettore è invitato a segnalarlo, fornendo ogni dettagliata notizia in merito alla violazione, e dando comunicazione di perdita, sottrazione non autorizzata, furto, della propria password e delle proprie informazioni personali. Il lettore è consapevole che deve avere compiuto i 18 anni di età per iscriversi al servizio, anche se persone di ogni età possono accedere allo stesso. I minori di anni 18 devono essere assistiti ed autorizzati dagli esercenti la potestà di genitore. Il lettore è pienamente responsabile per ogni azione intrapresa attraverso il suo account, sia direttamente sia attraverso terzi da lui autorizzati. Ogni utilizzo abusivo, fraudolento o in ogni caso illegale è causa dell'immediato annullamento dell'account, ad insindacabile giudizio dell'editore o del gestore del sito, fermo restando l'esercizio di ogni azione legale da parte degli aventi diritto.
Con l'accettazione della presente il lettore dichiara la veridicità di tutte le dichiarazioni rese in fase d'iscrizione al sito.
La informiamo, inoltre, che ogni interessato può esercitare i diritti di cui all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003: In relazione al trattamento di dati personali:

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Per esercitare i diritti previsti all'art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e sopra riassunti l'utente dovrà rivolgere richiesta scritta indirizzata a


Rimozione
Se non desiderate essere contattati in futuro, potete chiederlo collegandoVi o inviando una mail all'indirizzo info@bqlive.co.uk indicando l'indirizzo e-mail (o tutti gli indirizzi facenti capo ad un dominio, nella vostra disponibilità) e/o fax di cui volete l'esclusione.

Titolare del trattamento dei dati è

Fields marked with an asterisk (*) are required

Click here to read our privacy statement